Как правильно оформить использование личного транспорта в служебных целях

Вождение автоОтлично если на предприятии есть свое авто, которое можно использовать в служебных целях

, тогда в учете и амортизации транспортного средства в данном случае не возникает вопросов. Сложности появляются, как только практикуется использование личного транспорта одним из сотрудников в служебных целях, к примеру, он возит других коллег в командировки или перевозит на собственном авто стройматериалы или продукцию, и этот случай далеко не единичный.

По закону работник имеет право оформить отношения с компанией таким образом, чтобы и его автомобиль числился в качестве используемого в работе. Согласитесь, не очень-то справедливо эксплуатировать авто для выгоды предприятия, не получив за это ни копейки, в конце концов износ транспортного средства никто не отменял.

В 2016 году существует сразу несколько вариантов оформления подобных деловых отношений между организацией-нанимателем и собственником авто, каждый из которых имеет ряд преимуществ и недостатков.

Ссуда

Составление ссуды имеет ряд минусов и плюсов, но первых, к сожалению, больше. Итак, к достоинствам ссудного метода можно отнести возможность учетной политики относительно затрат на авто без каких-либо ограничений.

Читайте также: Что должен сделать работодатель при несчастном случае на производстве

Среди недостатков выделяют:

  • необходимость оплаты налога на доход по соглашению;
  • риски доначисления налога на прибыль;
  • 2-м сторонам следует заключить дополнительное соглашение на использование личного транспорта в служебных целях;
  • сотруднику не положено никакого вознаграждения или компенсационных выплат за применение транспортного средства, можно сказать, он добровольно жертвует собственным имуществом;
  • нужно составлять документацию относительно возможности управления средством передвижения.

Фактически ссуда означает передачу автомобиля на баланс предприятия, что обязательно отражается в первичной документации бухучета и на соответствующих бухгалтерских счетах. Когда автомобиль сотрудника становится имуществом организации, компании проще подсчитать и отразить затраты на покупку бензина и смазочных средств для машины, не нужно ломать голову, как показать расходную часть в отношении запланированных текущих и капитальных ремонтных работ.

Итак, расходы за использование личного транспорта в служебных целях фирмы в целом ничем не отличаются от расходов на другие авто, которые первоначально были куплены за средства предприятия, учет не предполагает никаких особенностей и отличий. Не забывайте о том, что сюда также следует включить расходы:

  • относительно технического обслуживания;
  • по страхованию;
  • регулярной мойки и чистки имущества;
  • затраты по парковке.

Какая отчетность составляется плюсом к соглашению по ссуде:

  1. Путевые листы.
  2. Официально подтверждающие покупку ГСМ документы.
  3. Выплаты по услугам страхования.

Бухгалтер должен знать, что безвозмездное получение права на использование личного транспорта в служебных целях по действующему законодательству считается безвозмездным получением имущественного права, и на это однозначно обратят внимание контролирующие госучреждения, а возможно и судебные органы.

Чтобы избежать лишних проверок, бухгалтеру нужно внести стоимость применения транспортного средства во внереализационную прибыль, но на практике точно вычислить его практически нереально, и в этом самый большой риск составления отчетности. Определение налога на прибыль предполагает применение механизмов изменения рыночных цен, которые не стоят на месте. Поэтому, какая бы сумма ни была указана в итоге, все равно могут возникнуть споры относительно ее величины, причем они способны продолжаться до бесконечности.

Теперь посмотрим, как правильно оформить налоговые отчисления и взносы, имеющие отношение непосредственно к владельцу автомобиля.

  1. Об НДФЛ можно забыть, ведь сотруднику не выплачиваются выплаты (в связи с безвозмездностью составленного соглашения с предприятием).
  2. Никаких страховых отчислений тоже нет, ведь контракт не формирует обязательств, обозначающих необходимость уплаты страховых сумм. Хотя если бы они имели место быть, страховых выплат все равно не было бы, ведь действующее законодательство не устанавливает страховку личного транспорта, переданного в использование.

Если использование личного транспорта в собственных целях уже хозяином машины продолжается в свободное от работы время, это его законное право, а оформить это право можно путем подписания кадровых документов. Одним из них считается приказ руководства о том, что работник может ездить на машине, владельцем которой он является.

Упростить жизнь сотрудника реально, дополнительно указав в тексте документа, что автомобиль может находиться не на предприятии, а у собственника, что позволит ему свободно пользоваться средством передвижения в выходные дни.

Однако здесь могут возникнуть вполне закономерные вопросы, связанные с расходом бензина, состоянием машины при передаче в руки водителю и ее возврате организации. Если эта ситуация носит постоянный характер, желательно внести соответствующий пункт о передаче авто в первичное соглашение, а затем каждый раз фиксировать даты и показатели топлива в баке.

Арендные отношения между предприятием и сотрудником

Использование личного транспорта в служебных целях организации можно оформить в качестве арендных отношений. В плюсы аренды авто входят:

  • возможность учета и контроля за затратами на транспортное средство без каких-либо ограничений;
  • работнику выплачивается дополнительное денежное вознаграждение.

К минусам аренды эксперты относят:

  • существует риск доначисления страховых сумм, если автомобиль находится в управлении его владельцем;
  • не обойтись без составления арендного соглашения;
  • понадобится также оформить кадровую отчетность на управление автомобилем;
  • при арендных отношениях не удастся избежать отчислений по НДФЛ.

Не каждый работник готов безвозмездно предоставить авто в использование в служебных целях предприятию, скорее всего трудящийся потребует определенную сумму денег, так называемый стимул за то, что он идет на уступки – вполне понятная просьба с учетом рыночных отношений. Тогда соглашение о ссуде отступает в сторону, составляется контракт аренды. Эта бумага также позволит учитывать затраты на бензин и ремонт, техническое обслуживание и страхование со стороны арендатора. Единственный нюанс – чтобы это все заработало, нужно записать в контракт соответствующие положения и оговорить каждый пункт.

Если фирма планирует подписать соглашение на использование в служебных целях не только личного транспорта сотрудника, но и экипажа, тогда арендный договор не подойдет – так говорят юристы. Он заменяется трудовым контрактом, причем со 2-й стороны не может выступать юрлицо, а только физлицо. Но на практике сделать это невозможно – собственник транспортного средства не в состоянии оформить соглашение сам с собой.

Поэтому руководству организации стоит издать приказ о том, что арендованное авто закрепляется за хозяином. Но будьте готовы к тому, что вам начислят страховые отчисления, ведь соглашение, составленное в таком виде, можно превратить в договор регулирующий арендные отношения. Взносами будут облагаться средство передвижения и экипаж, нетронутой останется сама арендная плата. Последняя считается прибылью работника, а значит подлежит обложению НДФЛ.

Особенности учета компенсации

Сразу обозначим плюсы такого варианта отношений между владельцем авто и организацией:

  • никаких дополнительных договоров;
  • не составляется кадровый документ;
  • работник получает собственные выгоды – денежное вознаграждение и плюс компенсацию;
  • суммы, которое организация отдает сотруднику, не подлежат обложению НДФЛ и отчислению взносов.

С какими минусами придется столкнуться

  1. Ограниченная величина компенсации, учитываемой в затратах.
  2. Высокий процент возникновения споров в будущем по поводу учета и контроля за затратами по ГСМ, ремонтным работам и техосмотру.
  3. Доход, получаемый работником, может в любое время признаваться в качестве объекта налогообложения, а значит придется выплачивать не только НДФЛ, но также вносить страховые отчисления.

Читайте также: Как по минимальному среднедневному заработку рассчитать больничный

Компенсация считается самым простым вариантом оформления договорных отношений при применении личного транспорта сотрудника в служебных целях фирмы. Руководство издает приказ, а сотрудник составляет служебную записку, по которым доход владельца транспортного средства состоит из вознаграждений и компенсационных сумм на амортизацию, ремонт, применение и т. п.

Соглашаясь на этот вариант оформления отношений, следует понимать, что компенсация может быть учтена в качестве прибыли, но лишь только тогда, когда ее размер превышает установленные законом выплаты. К примеру, в 2016 году для легкового авто действует не налогооблагаемая компенсация – 1 200 рублей ежемесячно. В отношении более мощных машин с двигателем объемом больше 2000 куб. см допускается компенсация 1 500 рублей в месяц.

Когда в 2016 году лучше отказаться от компенсации? Если трудящийся пользуется автомобилем в служебных целях и при этом не числится в реестре ГИБДД собственником машины, к примеру, на него оформлена доверенность. Уплаты НДФЛ и страховых отчислений избежать в данном случае невозможно, что очень невыгодно для водителя, поэтому стоит задуматься, нужно ли ему это.




Оставьте комментарий к этой записи ↓

Ваше имя *

Ваш email *

Ваш сайт

Ваш отзыв *

* Обязательные для заполнения поля
Внимание: все отзывы проходят модерацию.