Какой период времени хранятся документы в организациях

АрхивКаждая организация или компания, осуществляя свою деятельность, обязательно должна вести документацию для бухгалтерии.

Все документы важно правильно оформить и хранить такой период времени, который прописан в законодательстве.

Как разделяются документы по значению

Бумаги, которые ведутся организациями, подразделяют на такие виды:

  • научная документация;
  • практические виды документов.

Вторая категория нужна для того, чтобы выполнить определенную цель. После того как такое мероприятие состоится, практические документы не хранятся в архиве, так как повторно их использовать не придется, а значит, длительная сохранность в архиве будет просто нецелесообразной.

А научные документы, напротив, хранятся в архиве столько лет, сколько потребуется организациям или компаниям для эффективного рабочего процесса. В такой документации предусматривается ценная информация как для научных, так и для практических целей.

Каков срок сохранности документации

Так как документы, имеющие место в рабочем процессе компаний, подразделяются на разные категории, значит, и сроки сохранности их должны быть разными:

  1. Временный вид документации хранится в архиве не более десяти лет.
  2. Временный вид документов, но содержащий в себе ценную научную информацию, может храниться до двадцати лет.
  3. Самые ценные документы, содержащие в себе как научную, так и практическую ценную информацию, хранятся в архиве организаций постоянно.

На какие основные виды делят документацию о рабочей деятельности компаний

Документы, используемые организациями, подразделяют на два основных вида:

  • кадровые:
  • кассовые.

Кадровый вид документации

Разбирать документацию должны кадровые сотрудники, которым будет нелегко справиться с поставленной задачей, если документы для сохранности будут не своевременно разделены по нужным категориям. Ведь если вовремя не делить документы, которых с каждым годом становится все больше и больше, навести порядок окажется крайне проблематично. В итоге кадровым работникам придется выбирать – выделять много места для сохранности документов или отправлять их за ненадобностью в конце отчетного периода в мусорную корзину. Разумеется, ни один вариант хранения не может являться правомерным и правильным согласно действующему законодательству страны.

К кадровым документам относят:

  • заведенные на работников личные дела;
  • подписанные договора о трудовом соглашении;
  • ведомости, указывающие на сумму заработной платы и своевременную выплату.

Срок хранения ценных бумаг о личных делах сотрудников более 70 лет. На протяжении 50 лет должна храниться в архиве трудовая книжка, если она не востребована гражданином.

Документы подтверждающего значения, к примеру, указывающие на то, что гражданин обучался в автошколе или получил диплом училища, хранятся на протяжении 5 лет.

Читайте также: Зачем нужен профстандарт для бухгалтера

Отчетные бумаги по рабочему процессу и важным дисциплинам обязаны быть в сохранности на протяжении 3-х лет.

Кадровые сотрудники должны приступать к сохранению важной документации с первого дня нового отчетного года и вести учет документации столько времени, сколько будет длиться весь отчетный отрезок времени.

Кассовые и бухгалтерские документы

Документы, кассовые и бухгалтерские, должны сохраняться столько времени, сколько прописано в Законе о бухгалтерском учете. Срок сохранности документов, согласно закону, таков:

  • более 5 лет сохраняются бумаги, указывающие на работу бухгалтерии, то есть документы первичного учета и специальные регистры к нему;
  • такой же срок сохранности должны нести бумаги, указывающие на отчет, производимый за квартал и за год работы организаций;
  • договорные документы и акты о приеме или сдаче продукции хранятся на протяжении 5 лет в архиве;
  • кассовые чеки и другие бумаги, а также первичные акты также должны сохраняться на протяжении 5 лет.

Следует дополнить, что всем организациям без исключения необходимо тщательно следить за сохранностью подлинных документов. Если по какой-то причине подлинник будет утерян или его целостность разрушена, необходимо незамедлительно сделать копию документа, который заверяют по закону. После того как копия заверена, нужно обязательно составить акт, в котором указывают, что стало причиной утраты подлинного документа или привело к его повреждению. Данный документ должен обязательно подписать руководитель организации, а если он относится к бухгалтерскому ведомству, то подпись также ставит главный финансовый работник компании.

Не все виды офисных бумаг обязательно хранится в архиве. Некоторые виды, к примеру, отчетности бухгалтерской деятельности, должны быть помещены для сохранности в специальные сейфы. Условия хранения, как и сроки, прописаны в действующем законодательстве страны. За каждый документ, который будет помещен для хранения в сейф, несет ответственность главный финансовый сотрудник компании, то есть бухгалтер. В сейфе для хранения находится и такие документы, которые относятся к разряду «коммерческих тайн».

Отправка в архив

Остальную документацию складывают для сохранности на специальные стеллажи. К тому же после очередной проверки, которую проводят государственные службы контроля, ее сдают в архив для длительного хранения. Чтобы отправить бумаги в архив, нужно сделать следующее:

  • прошить каждый документ;
  • пронумеровать каждую станицу;
  • сдавать бумаги строго по описи.

Сдав бумаги для сохранности в архив, работникам бухгалтерии добавится удобства в работе, то есть:

  • освободится немало места в офисном помещении, которое можно будет успешно использовать для других целей;
  • с финансовых сотрудников компании снимается немало обязанностей относительно сбережения бумаг;
  • в архивных помещениях сданная документация будет не только под защитой, но и храниться в таких условиях, которые предусмотрены в законодательстве, а офисное помещение их предоставить, к сожалению, не может.

Довольно часто хранимая документация в офисе, особенно длительный период времени, находится в ужасном положении, поэтому нужную информацию просто невозможно прочесть. А бывает и так, что нужные документы просто нереально найти, так как хранятся бумаги не по правилам.

Перед тем как выбрать, где лучше хранить документы – в офисе или в архиве, – нужно взвесить все положительные и отрицательные моменты, после чего выбрать тот способ, который подойдет организации в идеале.

Следует помнить, что храниться они будут столько времени, сколько требуют условия. Далее бумаги из-за ненадобности лучше всего уничтожить.

Как уничтожается архивная документация

Если срок хранения документов вышел, а бумаги нужно уничтожить, то назначается определенный день и вызывается специальная комиссия. Руководящее звено компании может самостоятельно выбирать лиц, которые будут находиться в комиссии и оценивать важность документов, запланированных к уничтожению. При изучении учитывается такая информация:

  • срок годности бумаг;
  • их ценность относительно научной и практичной точки зрения;
  • категорию, к которой относятся документы.

После изучения бумаг, которые должны будут пойти в утилизацию, комиссия составляет специальный разрешающий акт о проведении данного процесса. В подписанный акт нужно внести каждый документ, который решено утилизировать. Законодательством страны разрешается составлять акт об утилизации в свободной форме написания, о принятом решении должен подписаться каждый член комиссии.

В комиссию входят только ответственные и аккуратные граждане, чтобы при проверке не отправить на уничтожение важные бумаги, у которых еще не истек срок сохранности. Если при очередной проверке выявлено, что были утилизированы запрещенные по закону, на организацию или компанию возлагаются административные штрафные санкции.

Хранятся ли документы умершего человека

Если человек умирает, его паспорт поступает в специальное отделение ЗАГСа. Вместо паспорта умершего родственникам выдают специальное свидетельство, которое подтверждает смерть гражданина. Далее документы просто утилизируют государственной организацией за ненадобностью.

Метки записи:   , ,



Оставьте комментарий к этой записи ↓

Ваше имя *

Ваш email *

Ваш сайт

Ваш отзыв *

* Обязательные для заполнения поля
Внимание: все отзывы проходят модерацию.