Трудовая книжка: как правильно заверить ее копию

Трудовая книжкаНередко для определенных целей требуется предъявить трудовую книжку.

Ее часто требуют в банках при предоставлении займа либо в государственных организациях для назначения субсидии. В то же время, в согласии с трудовым законодательством Российской Федерации, оригинал трудовой книжки на руки может быть выдан исключительно при увольнении с места работы. Таким образом, в отделе кадров выдают копию либо выписку.

В этой ситуации важно отметить, что между копией трудовой книжки и дубликатом есть существенная разница. Последний выдается взамен утерянной либо пришедшей в негодность и, по сути, замещает оригинальную трудовую книжку. Копия же не является заменителем оригинального документа, и, в случае если он будет потерян, она утрачивает юридическую силу.

В тех случаях, когда человек не работает, за копией трудовой ему необходимо обратиться в нотариальную контору. В этой ситуации на ней не будет написано о том, что человек «Трудится по настоящее время». Законодательство также запрещает делать вышеприведенную отметку в оригинале документа или в его дубликате.

Порядок получения копии трудовой

Для получения этого документа следует подготовить обращение на имя начальника организации или предприятия либо заведующего отдела кадров, если таковой имеется. Как правило, написание заявления необходимо в том случае, если человек трудится в крупной компании. В небольших хозяйствующих субъектах обычно достаточно устной просьбы.

В заявлении сотрудник должен указать следующие данные:

  • имя руководителя, которому адресуется обращение, полное название организации и должности ответственного работника;
  • свое полное имя и должность;
  • далее, в основной части, фигурирует просьба – выдать копию документа в соответствии с 62-й статьей Трудового кодекса Российской Федерации.
  • указание причины не является обязательным, но наличие ее в заявлении не следует считать нарушением;
  • обращение подписывается сотрудником и дополняется датой написания.

Законодательство РФ предписывает должностному лицу, в компетенции которого находится данный вопрос, выдать копию или выписку на протяжении трех рабочих дней после получения заявления. Изготовление копии является бесплатной процедурой.

Читайте также: Для чего нужна копия трудовой, заверенная работодателем

В то же время не во всех случаях необходимо представлять полностью скопированную трудовую книжку. Часто достаточно только данных о настоящем месте работы, трудовом стаже или некоторых других сведений. В этой ситуации кадровику достаточно скопировать только титульную страницу книжки, на которой находятся основные данные сотрудника, и те страницы, где есть требуемая информация.

Не стоит считать, что правильно будет только копировать трудовую книжку на светокопировальной технике. В случае если предпочтение отдается именно этому способу, необходимо проследить чтобы все страницы были легко читаемыми. На копии, изготовленной правильно, не должно быть никаких полос, нечитаемых мест или исправлений. Нужную информацию можно напечатать на листе бумаги, набрав ее предварительно в текстовом редакторе. В ряде случаев такой вариант будет более удобным, так как зачастую записи делаются не особенно разборчивым почерком. Юридически значимым документом копия станет после того как ее заверят.

На каждом листе внизу пишется «Копия верна», эта отметка сопровождается подписью ответственного сотрудника и печатью. Обязательно нужно правильно указать фамилию и инициалы человека, заверившего копию и его должность. На всех страницах данные должны быть одинаковыми. Лист, содержащий копию последней страницы, снабжается надписью, свидетельствующей о том, что человек продолжает работать и на данный момент. При этом правильно нанести печать таким образом, чтобы она покрывала часть текста и подпись удостоверяющего лица. Если оттиск будет проставлен на чистом участке, копию могут не принять.

Стать заверителем копии трудовой могут не все сотрудники предприятия. Обычно подобным правом обладает либо начальник, либо заведующий отделом кадров. В небольших компаниях, где управленческий аппарат очень оптимизирован, заверить копию или выписку может и главбух. В тех случаях, если копия этого документа требуется человеку, вышедшему на пенсию, либо безработному, им следует обратиться на последнее место работы. Там, согласно действующему законодательству, обязаны произвести оформление документа по всей форме.

Кроме того, можно ограничиться заверением только последней страницы копии. В этом случае все листы необходимо прошить ниткой, концы которой выводятся на последнюю страницу, и сверху наклеивается бумажная полоска. На ней необходимо обозначить следующие данные:

  • количество страниц;
  • фамилия и инициалы заверяющего, должность;
  • его подпись;
  • дата.

В этом случае печать должна быть оттиснута таким образом, чтобы перекрыть и последнюю страницу, и автограф ответственного лица, и сам бланк скрепляющий нитку. В случае если оформляется дубликат, крайне важно тщательно скопировать все данные, в противном случае копия не будет действительной.

Как свидетельствует опыт, довольно частой является ситуация, когда трудовую книжку неверно оформляют либо заверяют с ошибками ее копию.  Работники же никогда не заморачиваются на этот счет, полагая, что кадровик или главбух осведомлены о том, как правильно изготовить и заверить этот документ. В реальности довольно часто они также представляют – как именно это следует делать.

При этом не следует забывать, что правильно сделанная копия обязана соответствовать нижеперечисленным требованиям:

  • располагать информацию нельзя на двух сторонах листа;
  • ответственное лицо должно указать свою должность и рядом с подписью поставить дату заверения;
  • печать может быть любой, имеющейся в распоряжении предприятия;
  • для банка документ необходимо заверить именно круглой печатью.

Срок, на протяжении которого копия остается действительной

Российское законодательство не содержит четкого определения по этому вопросу. Таким образом, все это зависит от организации, в которую документ необходимо отнести. В каждом конкретном случае правила способны отличаться. В частности, в случае если копия подается в банк, там могут сократить срок действия документа и до двух недель. Однако чаще всего речь идет о 30-дневном периоде. Столь строгие требования со стороны банка объясняются тем, что его сотрудникам важно быть уверенными – должник имеет работу и, следовательно, сможет обслуживать кредит.

В той ситуации, если документ оказывается просроченным, новый создавать не нужно. Правильно будет, если его просто повторно удостоверят и проставят новую дату. Новые отметки также следует закрепить дополнительным оттиском печати. Как бы там ни было, но отказать в изготовлении нового документа заявителю не имеют права.

В каких случаях необходимо представлять копию трудовой

Чаще всего трудовую книжку требуют скопировать для банка – без нее получить кредит иногда бывает невозможно.  Впрочем, в ряде случаев, как правило, при незначительных по размеру кредитах банк не требует представлять копию трудовой. В этой ситуации деньги готовы выдать по предъявлению двух основных документов.

Но здесь не следует упускать из виду то обстоятельство, что наличие доказательства занятости занимающего деньги, которым называют именно трудовую книжку, позволит получить более выгодные условия. Денег могут дать больше, а процент при этом снизить.

В банке, как правило, объясняют необходимость просмотреть трудовую книжку тем, что это надежный способ удостоверить состоятельность лица, обратившегося за кредитом. При выдаче крупного займа сотрудникам банка нужно убедиться, насколько соискатель добросовестно относиться к трудовой карьере, в каких организациях он ранее трудился и чем занимается в настоящее время.

Читайте также: Отличие трудового договора от договора подряда

Иногда в банках требуют представить дополнительно еще и выписку из трудовой, и копию договора о найме. Такие условия не противоречат законодательству, а наниматель обязан выдать все эти документы в трехдневный срок. Если банк интересует в первую очередь сам факт наличия стабильного заработка, то для ряда государственных организаций, где также требуют представить трудовую книжку, в первую очередь важен будет трудовой стаж.




Оставьте комментарий к этой записи ↓

Ваше имя *

Ваш email *

Ваш сайт

Ваш отзыв *

* Обязательные для заполнения поля
Внимание: все отзывы проходят модерацию.