Как оформить рабочую командировку сотруднику

КомандировкаСлужебная командировка – это вполне конкретное понятие, означающее выполнение каких-либо служебных обязанностей вне территории предприятия.

Во все времена ее оформление создавало массу вопросом и требовало оформления немалого количества документов.

Но самым основным из них считалось командировочное удостоверение, в котором устанавливались сроки этого своеобразного путешествия, а также определялись его главные задачи. С текущего года необходимость в нем отпала. Теперь для расчета времени пребывания в командировке используются билеты на поезд, самолет, автобус туда и обратно, а также бумаги, подтверждающие проживание в гостинице.

Кроме того, с 2015 года вступают в силу некоторые другие изменения. Чтобы разобраться в них, предлагаем воспользоваться подробной, даже пошаговой инструкцией, позволяющей правильно и безо всяких проблем оформить командировку в 2015-2016 году.

Как мы уже подчеркивали, командировкой является любой выезд за территорию предприятия. То есть ее необходимо оформлять не только для выполнения работ в представительствах или филиалах конкретной компании, но и в прочих ее подразделениях, а также в других организациях, являющихся деловыми партнерами или клиентами.

Читайте также: Как на полставки перевести работника по его инициативе

Основные правила оформления служебных командировок

Также перед тем как оформить командировку (по приведенной ниже инструкции), вы должны знать основные требования, которые предъявляются к ней в 2015-2016 году:

  • выполнять какие-либо работы за территорией предприятия ни в коем случае не должны несовершеннолетние и беременные женщины. Причем это правило действует даже в том случае, если они сами просятся в командировку;
  • служебные поездки могут осуществляться лишь теми работниками, которые заключают с компанией официальный трудовой договор;
  • тех сотрудников, которые ухаживают за тяжелобольными родственниками, а также одиноких родителей и матерей с малолетними детьми в 2015 году разрешается отправлять в командировку исключительно по их согласию, представляемому в письменном виде. Данная мера позволяет не только учесть требования таких категорий сотрудников, но и подстраховаться от каких-либо претензий в будущем.

Если работник не относится к вышеупомянутым категориям, служебная поездка по требованию руководства для них не отличается от выполнения любых других должностных обязанностей. То есть просто так отказаться от нее невозможно.

Основание для служебной поездки: приказ руководства

Отмена необходимости в командировочном удостоверении – это единственное изменение, относящееся к документальному сопровождению служебной поездки. Поэтому количество бумаг, необходимых для отправки работника для выполнения своих обязанностей за пределами предприятия, остается по-прежнему огромным.

Читайте также: Какой будет отработка при увольнении по собственному желанию

Основанием для отправки сотрудника в командировку, является приказ руководителя, который в обязательном порядке должен содержать перечисленные ниже сведения:

  1. Должность и персональные данные о сотруднике.
  2. Название филиала, представительства, подразделения или компании, куда отправляется работник.
  3. Географический пункт назначения.
  4. Сроки проведения тех или иных работ.

Обработкой приказа и оформлением остальных бумаг в 2015-2016 году, как и прежде, занимаются отдел кадров и бухгалтерия.

Какие обязанности возлагаются на отдел кадров

Что должен осуществить отдел кадров, чтобы грамотно оформить командировку в 2015-2016 году? Да все то же, что и ранее. В его обязанности входит:

  • уведомление работника о том, что он будет отправлен в служебную поездку, а также информирование его о задачах и сроках;
  • заказ билетов на наиболее подходящий по логистическим соображениям вид транспорта;
  • бронирование командировочному номера в отеле.

После того как информация о командировке будет доведена до работника под роспись в соответствующем журнале, ему выдаются билеты, а также сообщается адрес временного места проживания.

Билеты и номер в отеле обязательно бронируются таким образом, чтобы максимально снизить расходы предприятия. Мнение сотрудника не учитывается вообще, так как он отправляется в поездку для выполнения своих основных должностных обязанностей, а не каких-либо других целей.

Что требуется от бухгалтерии в процессе оформления командировки

После того как отдел кадров ознакомит работника с условиями поездки, приказ передается в бухгалтерию. Ее задача – правильно рассчитать суточные. В 2015-2016 году они составляют 2,5 тысячи для командировок за рубеж и 700 рублей в том случае, если командировочному необходимо выполнять какие-либо работы на территории России.

Объемы выплат могут быть увеличены приказом руководителя предприятия. Однако следует учитывать необходимость платить налоги с суммы средств, превышающих упомянутые выше значения.

Кроме того, в обязанности бухгалтеров входит учет срока, на который работник отправляется в командировку, в табеле рабочего времени. Служебная поездка отмечается литерой «К» в будние дни и значением «РВ/К» в праздничные и выходные дни. Заработная плата рассчитывается описанным ниже образом:

  • за рабочие дни ее значение равно среднедневному заработку в обычных условиях выполнения должностных обязанностей;
  • за праздничные и выходные дни оплата удваивается.

Как видите, никаких существенных изменений в обязанности бухгалтерии, относящихся к отправке и пребыванию сотрудника в рабочей поездке, внесено не было.

Оформление документов после завершения командировки

Так же как и ранее, в 2015-2016 году по возвращении из командировки работнику необходимо представить в бухгалтерию билеты на самолет, автобус или поезд, а также на городской общественный транспорт. К авансовому отчету прилагаются любые квитанции и чеки, подтверждающие расходы, связанные с выполнением служебных обязанностей.

Кроме того, командировочному компенсируются средства, потраченные им на бензин или ремонт личного автомобиля, если служебная поезда осуществлялась именно на нем. Для этой цели необходимо также представить чеки с автозаправочных станций и СТО.

Читайте также: Можно ли уволиться, пока вы в отпуске

Возмещение расходов, не связанных с проживанием, поездкой на каком-либо виде транспорта или обслуживанием личного автомобиля, может быть осуществлено исключительно с письменного разрешения руководителя компании.

Если сотрудник вернулся раньше из служебной поездки, никаких штрафных санкций на него не налагается лишь при выполнении цели командировки. Во всех остальных случаях это является нарушением должностных обязанностей. Решение по такому специалисту принимает руководитель компании.

Подводим итоги: так что же изменилось в процедуре оформления командировки

Для документального сопровождения служебной поездки руководству отделу кадров и бухгалтерии в 2015-2016 году необходимо подготовить и выполнить следующие бумаги и процедуры:

  • приказ отправить работника в командировку;
  • авансовый отчет, к которому прилагаются документы, подтверждающие наличие каких-либо расходов. За последние средства в обязательном порядке возмещаются компанией;
  • внесение соответствующих записей в журнал учета специалистов, выполняющих работы за пределами предприятия;
  • ведение табеля учета времени работы, которое осуществляется по усредненным нормам. Сумма выплат за командировку обязательно удваивается в нерабочие дни.

Как видим, изменения в данной области коснулись только командировочного удостоверения, которое в 2015-2016 году оформлять уже не нужно. Соответственно, сильно снизить нагрузку на отдел кадров и бухгалтеров не особо удалось.

Кроме того, можно выделить необходимость учитывать наличие трудового договора, без которого оформлять сотруднику командировку не представляется возможным. Обратите внимание также на ограничения и необходимость испрашивать письменное согласие у определенных законодательством категорий работников предприятия.

Оптимизация налогов при оформлении сотруднику командировки

Налог на доходы работников предприятия, как уже упоминалось выше, взимается лишь в том случае, если суточные рассчитываются по тарифам, повышенных по инициативе компании-работодателя. Все остальные средства, которые получает командировочный, – компенсацию за билеты и проживание в гостинице, затраты на личный транспорт и прочие, – налогом не облагаются.

Метки записи:   , , ,



Оставьте комментарий к этой записи ↓

Ваше имя *

Ваш email *

Ваш сайт

Ваш отзыв *

* Обязательные для заполнения поля
Внимание: все отзывы проходят модерацию.