Какие приказы должны оформляться в организациях

ДокументыДокументооборот любого современного предприятия для непосвященного человека – это настоящий темный лес, выбраться из которого суждено далеко не каждому.

Именно поэтому знакомство с данной сферой следует начинать постепенно, не пытаясь охватить сразу все ее аспекты. Это позволит разобраться в многочисленных видах и категориях бумаг, а также в особенностях их оформления.

Знакомство с документацией организации, которая имеет любую форму собственности, лучше начинать с приказов руководства, являющихся прямым указанием для начала той или иной деятельности. Именно на них строится весь остальной документооборот. Ну, посудите сами: какие хозяйственные действия можно учитывать в бухгалтерских, товарных или финансовых бумагах, если приказ о ведении этих самых действий не имеет место быть?

Виды приказов, которые должны оформляться на каждом предприятии

С тем, какие именно должны быть основные приказы на предприятии, разобраться совершенно несложно. Все дело в том, что их существует всего два вида:

  • распоряжения по личному составу, призванные огласить решение руководителя, которые могут быть определяющими для кадровой политики. Из высоких кабинетов такие приказы «спускаются» прямо в отдел кадров, который и занимается их выполнением;
  • распоряжения, непосредственно относящиеся к деятельности компании. Выполнение этих приказов возлагается на службу документального обращения, которая обязательно разберется, что делать дальше с требованиями руководства, изложенными в документе.

Кроме того, могут быть еще и приказы по административным и/или хозяйственным вопросам. Они определяют особенности использования зданий и сооружений, обеспечивают деятельность систем контроля и управления доступом на предприятии, устанавливают особый внутренний распорядок, а также выполняют ряд других функций.

Читайте также: Список документов по охране труда, которые должны быть в организации

Очень часто возникает вопрос: какие приказы можно отнести к одной из вышеперечисленных категорий? Сделать это несложно, если действовать простым методом исключения. То есть если документ не призван регулировать кадровую политику либо хозяйственно-административные вопросы, его сразу же относят к числу распоряжений по основной деятельности.

Решения руководителей по личному составу: какие из всех приказов относятся к данной категории

Выделить в общей массе распоряжений приказы, относящиеся к кадровой политике, довольно просто. Вот только при этом обязательно нужно помнить одну их особенность. Все дело в том, что подобные документы разделяются на две подгруппы, отличающиеся сроком хранения бумаг после их выполнения.

Документы первой подгруппы должны храниться долгосрочно, не менее 75 лет. Второй же, к которой относятся распоряжения по отпускам сотрудников, штрафных санкциях, служебных поездках в пределах страны, – всего лишь 5 лет.

Категория распоряжений по личному составу включает в себя приказы, которые можно разбить также по следующим тематикам:

  • подписание с потенциальным сотрудником трудового договора (контракта) и его расторжение либо просто прием на работу и увольнение;
  • назначение на какую-либо должность, а также переводы работников организации с одного места на другое;
  • присвоение разрядов и классов по специальности, а также их дальнейшее повышение (или понижение);
  • предоставление всех видов отпусков;
  • начисление премии, увеличение (уменьшение) оклада и прочие вопросы, связанные с поощрениями или наказаниями работников организации;
  • направление сотрудников в служебные поездки как по территории России, так и в другие страны;
  • зачисление студентов на работу для прохождения практики (оформляется специальным приказом только в тех ситуациях, когда практиканту выплачивается заработная плата или какая-либо ее часть).

Распоряжения, относящиеся к разным по сроку хранения подгруппам, должны быть обработаны отдельно друг от друга. Таким же образом организовывается и их хранение.

Приказы, определяющие основную деятельность компании

Перечислить все распоряжения, относящиеся к этому типу, совершенно невозможно, так как их очень много. Но мы все же предлагаем пользоваться следующей их классификацией по тематикам:

  • приказы, выполнение которых позволяет организовать структуру организации и вносить в нее какие-либо изменения;
  • документы, определяющие принципы разработки разнообразных инструкций основных положений и прочего;
  • распоряжения о любых изменениях штатной численности;
  • приказы по организации о создании ее представительств, филиалов, прочих подразделений в других городах и странах, вне территории предприятия;
  • распоряжения, которые определяют нормативы ведения учета деятельности компании;
  • решения руководства, связанные с вопросами финансового, сырьевого, материального и технического обеспечения деятельности.

Читайте также: Правила оформления сотрудников в командировки

Причинами того, что перечислить все приказы по деятельности компании довольно сложно, является не только огромное их количество, но и целый ряд особенностей в составлении этих бумаг для организации каждой формы собственности.

Как оформлять приказы: основные требования к документам

Форма составления приказов в подавляющем большинстве организаций может быть абсолютно вольной. Но в любом случае они обязательно делятся на две части:

  1. Констатирующая часть любого приказа по организации. Она содержит слово «Приказываю», являющееся требованием к действию.
  2. Распорядительная часть приказов. В ней перечисляются все поручения, которые необходимо выполнить к установленному сроку. Причем каждое из них оформляется отдельным абзацем. Кроме того, в этой части должны быть следующие данные:
  • назначенные руководителем исполнители конкретных задач, которые будут нести полную ответственность за своевременное выполнение поручений;
  • сами задачи;
  • строгие сроки решения задач. Требования к их указанию могут быть проигнорированы лишь в тех ситуациях, когда поручения должны выполняться регулярно или они являются частью стандартного производственного процесса.

В качестве исполнителя задачи руководитель может указывать как конкретных работников и должностных лиц, так и целые структурные подразделения компании.

Последним пунктом необходимо установить лицо, отвечающее за выполнение всех требований текущего документа. Приказы, относящиеся к основной деятельности, а также кадровой политике и административно хозяйственным вопросам подписываются руководителем и скрепляются печатью предприятия.

Если составление документа предполагает перечисление большого количества поручений, а также наличие подробных разъяснений по каждому из пунктов, имеет смысл выделить их в отдельные приложения, являющиеся неотъемлемой частью приказа по организации. Именно таким образом оформляются разнообразные схемы и чертежи, списки и графики, таблицы и нормы законодательства или локальные положения самой компании, которые необходимо довести до исполнителя. При использовании приложений они обязательно перечисляются в приказе.

Процедура регистрации приказов

Перед подписанием и регистрацией документа он в обязательном порядке должен быть завизирован должностными лицами предприятия, заинтересованными в выполнении всех изложенных в нем требований. Для этой цели может использоваться дополнительный лист либо самая последняя страница распоряжения.

Сразу же после того, как руководитель подпишет документ, осуществляется процедура его регистрации. Кроме того, копии приказа по организации отправляются исполнителям тех или иных поручений. Они могут быть в письменном либо электронном виде. Выбор формата зависит от особенностей деятельности компании и организации документооборота.

Правильность составления приказов, их своевременная регистрация, а также доведение требований до подразделений и отдельных лиц дает возможность добиться быстрого выполнения поручений от руководства, что позитивно влияет на всю деятельность предприятия.




Оставьте комментарий к этой записи ↓

Ваше имя *

Ваш email *

Ваш сайт

Ваш отзыв *

* Обязательные для заполнения поля
Внимание: все отзывы проходят модерацию.